Digitalisierte Prozesse fallen nicht vom Himmel und benötigen nicht nur Zeit, sondern auch eine konkrete, detailreiche und übergeordnete Strategie. Ist diese nicht solide, kann mitunter das ganze Projekt darunter leiden oder sogar scheitern. Wichtig ist daher, sich von Anfang an die Zeit zu nehmen, um ein ganzheitliches Konzept zu entwickeln und damit eine gute Basis für das Projekt zu schaffen.
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Welche Ihrer Vorgänge bieten sich für eine Automatisierung an? Welche Aufgaben sind zeitaufwändig und fehleranfällig? Um diese Fragen zu klären, braucht es eine genaue Analyse der Workflows des Unternehmens. Denn nur wenn Sie sich diesen Antworten bewusst sind, wissen Sie auch, wo Sie ansetzen und mit welchen Erfolgen sich rechnen können.
Verständnis brauchen aber nicht nur die Tätigkeiten an sich, sondern auch die Angestellten. Viele der Mitarbeitenden hegen oft die Befürchtung, dass Maschinen ihre Arbeit ablösen könnten und sie daraus resultierend um ihren Arbeitsplatz bangen müssen. Das Stichwort heißt in diesem Fall Aufklärung. Suchen Sie den Dialog und machen Sie ihren Angestellten klar, dass es um eine Verlagerung der Tätigkeiten geht, um eine Entlastung hinsichtlich sich wiederholenden und fehleranfälligen Aufgaben – damit der Mensch mehr Kapazitäten hat, sich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern.
Prozesse digitalisieren sich nicht über Nacht und benötigen gut überlegte Vorarbeit, um erfolgreich sein zu können. Daher gilt hier das Motto „gut Ding will Weile haben“. Nehmen Sie sich die Zeit, alle Ihre Abläufe zu prüfen, die Stellen zu lokalisieren, an denen Abläufe optimiert werden können und eine Strategie zu entwickeln, die für alle Schritte nicht nur genügend Zeit einplant, sondern auch allen Beteiligten Informationen an die Hand gibt, die sie durch das Projekt leiten.
Nehmen Sie sich Zeit, um in einer Arbeitsgruppe Anwendungsszenarien– und Felder zu entwerfen, zu analysieren und zu diskutieren. In einem nächsten Schritt folgt die Entwicklung eines Prototyps, der mit der Zeit weiter und weiter definiert und verfeinert wird. Dieser Prototyp sollte anschließend erprobt werden, um herauszufinden, was bereits gut funktioniert und welche weiteren Bereiche erschlossen werden sollten. Wenn sich das Projekt nach einiger Zeit bewährt hat, folgt der finale Schritt: Die Implementierung in die Unternehmensstrukturen – die sogenannte Skalierung.
All diese einzelnen Schritte sollten gut durchdacht werden, um am Schluss die besten Ergebnisse zu erzielen.
Wenn die Zusammenarbeit stimmt, dann stimmt auch das Ergebnis – das ist keine neue Erkenntnis. Umso essentieller wird sie aber, wenn man bedenkt, was für eine Größe und Tragweite ein Digitalisierungsprojekt mit sich bringt. Hat man in so einer Situation die falsche Unterstützung, ist das Projekt oft schon von Beginn zum scheitern verurteilt.
Nun stellt sich die Frage, worauf es ankommt. Zum einen natürlich auf eine tiefgreifende Expertise im Bereich der Digitalisierung. Ergänzt sollte diese durch eine Branchen- und Beratungskompetenz werden. So wird sichergestellt, dass die Anwendungen nicht nur in Ihr System eingebaut werden können, sondern auch die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen darstellen.
Von Vorteil ist ebenfalls der Faktor Erfahrung. Ein Partner, der schon viele Projekte erfolgreich geführt hat, ist die bessere Wahl, als derjenige, der gerade die ersten Eindrücke sammelt. Probleme und Herausforderungen sind erfahrenen Berater*innen schlicht weniger neu und werden daher mit hoher Wahrscheinlichkeit auch schneller und reibungsloser gelöst, als bei solchen, die sich mit allem neu konfrontiert sehen.
Einer der wohl wichtigsten Aspekte zum Schluss: mutiges voranschreiten ist gefragt! Denn bahnbrechende Veränderungen brauchen den Mut, Neues zu probieren und sich über die alt gewohnten Schranken hinauszubewegen.
Und: Häufig sind es Sorgen, die einen Hemmschuh darstellen, wenn es darum geht die Digitalisierung voranzutreiben. In Punkt 2 wurde es schon angesprochen: Die Befürchtungen, dass Maschinen den Mitarbeitenden die Arbeit rauben und diese in Folge um ihre Anstellung bangen müssen.
Aber auch Entscheidungsträger haben oft Vorbehalte, wenn es um digitalisierte Arbeitsabläufe geht. „Bringt das denn überhaupt was?“ ist eine der Fragen, die dabei oft gestellt werden. „Ja, das bringt was!“, ist ganz klar die Antwort.
Denn die Digitalisierung von Prozessen beschleunigt Abläufe und senkt gleichzeitig die Fehlerquote um bis zu 90 Prozent sowie die Arbeitsbelastung um 60 Prozent. Mitarbeiter*innen haben dadurch die Zeit, sich auf wichtige Abläufe zu konzentrieren und langweilige, repetitive Aufgaben dem Roboter zu überlassen.
Sie sehen also: Die Digitalisierung ist ein komplexes und vielschichtiges Unterfangen mit massivem Potential – wenn man es richtig anstellt.
Was gilt es also in Digitalisierungsprojekten zu vermeiden? Hier nochmal die wichtigsten Punkte auf einen Blick:
