Die Entscheidung für oder wider ein BPM-System kann weitreichende Konsequenzen für betroffene Unternehmen haben. Jedes System hat unterschiedliche Stärken und Schwächen. Haben die Prozesse eines Unternehmens beispielsweise eine hohe Beteiligung von menschlichen Akteuren, ist es ratsam ein Tool zu wählen, welches möglichst viele Werkzeuge zur Implementierung und Ausführung entsprechender Aktivitäten beinhaltet. Findet diese Analyse im Vorfeld nicht statt, gehen oftmals die wesentlichen Vorteile eines BPMS verloren, oder es muss erheblich mehr Aufwand betrieben werden, um Funktionen manuell abzubilden, die andere Systeme schon von Haus aus bereitstellen.

Genau diese Frage hat sich Julian im Rahmen seiner Bachelorthesis gestellt. Ziel war es, damit eine Basis zu liefern, anhand derer eine fundierte Entscheidung für oder wider ein BPM-System getroffen werden kann. Dafür wurden die beiden Systeme - YAWL und Camunda BPM - anhand eines Onboarding Prozesses der ilum:e verglichen, um herauszufinden, welches der beiden Systeme besser für diesen Zweck geeignet ist.

„Dafür habe ich zunächst die verschiedenen Kriterien, wie z.B. Usability, Robustheit, Skalierbarkeit, Einfachheit des Setups, Kosten, Systemvoraussetzungen, und Modellierungssprache betrachtet, die bei einem Vergleich von BPM-Systemen relevant sind. Diese habe ich, basierend auf einschlägiger Literatur, aufgestellt und auf diesen Anwendungsfall bezogen erläutert. Aus den herausgearbeiteten Kriterien entstand dann ein Kriterienkatalog, der die Basis für die Entscheidung für ein Tool liefern soll. Die Kriterien wurden dabei in zuvor definierte Oberkategorien untergegliedert: Funktionalität, Usability (Benutzerfreundlichkeit), Flexibilität, Integrierbarkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und Kosten sind nur einige davon“.

Bevor es an die aufwändige Implementierung geht, sollten die Informationen evaluiert werden, die durch reine Recherche gewonnen werden können. Im günstigsten Fall kann genau diese Vorarbeit die Auswahlkandidaten weiter eingrenzen und spart somit Mehraufwand. In jedem Fall kann hier aber schon ein grober Überblick über die Funktionsweise und die Intentionen hinter den Systemen gewonnen werden.

„An diesem Punkt meiner Arbeit konnte ich schon folgendes sicher herausarbeiten: dass beide Systeme sehr flexibel sind und sich an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen.“ 

YAWL bietet größere Flexibilität in Bezug auf die Prozessmodellierung, da es eine größere Auswahl an Modellierungselementen bietet. Zudem ist die gleichnamige Workflowsprache potenter. Hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit wurden beide Systeme als einfach zu bedienen und intuitiv bewertet.

Camunda BPM erzielte in diesem Bereich eine etwas höhere Bewertung aufgrund seiner übersichtlicheren Benutzeroberfläche und der dort verwendbaren REST-Schnittstelle. In Bezug auf die Skalierbarkeit wurden beide Systeme als sehr skalierbar bewertet und können problemlos an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Bezüglich der Integrationsmöglichkeiten erzielte Camunda BPM eine etwas höhere Bewertung aufgrund seiner besseren Unterstützung von Standardprotokollen wie REST und SOAP.

 „Im nächsten Schritt wollte ich die Praxistauglichkeit und Anwenderfreundlichkeit der beiden BPM-Systeme untersuchen.“ Dafür wurde der Onboarding Prozess eines Mitarbeiters sporadisch mit beiden Systemen modelliert und auch implementiert. Hierbei konnte festgestellt werden, dass YAWL kompetenter im Hinblick auf Prozesse ist, die eine hohe Benutzerinteraktion erfordern. Dies wird durch eine Vielzahl von Algorithmen für die Aufgabenzuweisung an menschliche User unterstrichen. Camunda hingegen ist, durch seine vielseitigen Möglichkeiten Code einzubinden, potenter bei der Umsetzung von technischen Prozessen.

„Am Ende meiner Untersuchung hatte ich neben dem quantitativen Vergleich der beiden Systeme, ein Kriterienkatalog mit dessen Hilfe auch andere Systeme evaluiert und miteinander verglichen werden können. Dieser kann auch für andere Unternehmen als potente Grundlage für die Entscheidungsfindung genutzt werden.

ilum:e entschied sich schlussendlich für Camunda BPM, da dieses System durch seinen zeitgemäßen Stil und seiner höheren technischen Potenz geeigneter für die Prozesse ist.“ 

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„Durch den regelmäßigen Austausch mit ilum:e hatte ich Zugang zu Experten, die sich schon mehrere Jahre mit BPMS, sowohl in der Theorie als auch in der Praxis, beschäftigen. Der Input hat mir vor allem bei der Beantwortung von tiefergehenden technischen und fachlichen Fragen geholfen. Auch der kritische Blick und das Hervorheben von in der Praxis wichtigeren Aspekten war sehr förderlich für die Konkretisierung der Fragestellung.“

„Nach der Beendigung meines Studiums durfte ich beruflich bei der ilum:e einsteigen und mein erarbeitetes Wissen mit einbringen. Ich darf mich also weiter mit den Themen befassen, die mich faszinieren. Der Vertrauensvorschuss, den ich im Rahmen der Zusammenarbeit mit der ilum:e gewonnen habe, kam mir dabei im Umgang mit den Kollegen zugute. Beeindruckt hat mich vor Allem das gute Betriebsklima in der ilum:e.“

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Und hierüber ist ilum:e und deine Kollegen sehr glücklich! 😊 Du möchtest auch im Bereich Smart Automation über Prozessanalyse, -optimierung oder -automatisierung schreiben? Dann bewerbe dich gerne bei uns!